英文商務(wù)書信：如何營(yíng)造恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣？
How can I create good tone?
•如何營(yíng)造恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣?
1) 一開始就把最重要的信息寫出來(lái)，
2) 內(nèi)容要有組織，
3) 語(yǔ)言要清楚直接，
4) 格式安排要清晰，方便讀者找到信息，
5) 檢查并修正錯(cuò)誤。
“語(yǔ)氣”(tone)是寫作當(dāng)中最難掌握的概念之一。語(yǔ)氣就是文章聽起來(lái)的.感覺。語(yǔ)氣能反映出作者對(duì)讀者的態(tài)度，以及作者跟讀者的關(guān)系。視你的寫作主題而定，語(yǔ)氣可以正式、也可以不正式，可以溫馨、也可以冷酷，可以親切、也可以客觀，可以幽默、也可以嚴(yán)肅。你在撰寫過(guò)程當(dāng)中所做的每一項(xiàng)決定幾乎都會(huì)影響到語(yǔ)氣。會(huì)影響語(yǔ)氣的因素包括：
1. 你的遣詞造句
2. 你決定要寫入的細(xì)節(jié)
3. 信息出現(xiàn)的順序
4. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
5. 格式及其他因素
商務(wù)寫作并非一定要采用非常正式的語(yǔ)氣，太過(guò)正式的語(yǔ)氣反而跟太過(guò)隨便的語(yǔ)氣一樣，引起讀者的反感。要避免這種狀況，就使用你跟對(duì)方說(shuō)話時(shí)會(huì)采用的語(yǔ)言即可。另外，如果你讀到一份滿是拼寫錯(cuò)誤和格式錯(cuò)誤的文件，心里會(huì)有什么感覺?你會(huì)覺得這份文件專業(yè)嚴(yán)肅，還是粗心大意?你對(duì)文件里的信息又會(huì)有什么反應(yīng)?你覺得這些信息可靠嗎?錯(cuò)誤也會(huì)影響到文件的語(yǔ)氣，使文件顯得不夠?qū)I(yè)。
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