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商務(wù)英語書信的文體分析
引導(dǎo)語：下面小編給大家?guī)砩虅?wù)英語書信的文體分析，謝謝您的閱讀。
一、基本介紹
語言是傳遞信息和交流感情的工具。然而，在面對(duì)不同的交際環(huán)境、交際目的、交際對(duì)象時(shí)，交際的雙方會(huì)選擇不同的表達(dá)方式。在20 世紀(jì)70 年代, 韓禮德(Halliday)在他的系統(tǒng)功能文體學(xué)模式里, 主張把語言連同社會(huì)和人一起加以考察和研究, 提出了“語域”(register)理論。這也為現(xiàn)代文體學(xué)的研究奠定了理論基礎(chǔ)。(段春明，劉繼安，史修媛：91)這就是不同功能的語言“變體”。這些“變體”就是文體學(xué)的研究對(duì)象。秦秀白(2000)曾就文體學(xué)下了定義：“文體學(xué)是一門運(yùn)用現(xiàn)代語言學(xué)理論和方法研究文體的科學(xué)， 是一門研究語言表達(dá)效果的學(xué)問。”語言的這些“變體”由于運(yùn)用于不同的領(lǐng)域，就產(chǎn)生了不同的文體，比如科技文體，法律文體，商務(wù)文體等。商務(wù)文體雖然同科技文體、法律文體等文體一樣，同為語言的“變體”，但商務(wù)文體并沒有像其他“變體”一樣受到學(xué)者們廣泛關(guān)注。
張佐成、王彥(2002)對(duì)商務(wù)英語做了如下界定：商務(wù)英語是在商務(wù)場(chǎng)合中, 商務(wù)活動(dòng)的參與人為達(dá)到各自的商業(yè)目的,遵循行業(yè)慣例和程序并受社會(huì)文化因素的影響, 有選擇地使用英語的詞匯語法資源, 運(yùn)用語用策略, 以書面或口頭形式所進(jìn)行的交際活動(dòng)系統(tǒng)。(段春明：92)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在商務(wù)領(lǐng)域，商務(wù)信件占了所有商務(wù)文件的90%，由此可見商務(wù)信件的使用頻率之高。為了使溝通更快捷、方便，商務(wù)信件在使用的過程中也具有了自己獨(dú)特的文體風(fēng)格。本文試圖從書寫、詞匯、語義、句法、語篇5 個(gè)方面對(duì)商務(wù)信件的文體特征進(jìn)行分析。
二、商務(wù)英語書信的文體學(xué)分析
商務(wù)英語因?yàn)槭褂萌巳壕薮螅?適用范圍廣泛以及實(shí)用價(jià)值高等特點(diǎn)在商務(wù)領(lǐng)域被頻繁使用。而在使用的過程中，作為一種語言的“變體”，商務(wù)信件作為商務(wù)英語的主要表現(xiàn)者，也在書寫、詞匯、句法、語篇方面具有獨(dú)特的特征。
1. 書寫
在口語中，人們可以通過停頓、重音以及語調(diào)上的變化來傳遞信息，而在以文字為媒介的英語書信中，其信息的傳遞除了通過文字本身以外，還表現(xiàn)在斜體、空格、大小寫、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、格式等方面。書寫方面，商務(wù)信函的文體特征主要在：通過標(biāo)點(diǎn)符號(hào)來幫助信息的傳遞和理解;用斜體、大小寫等來強(qiáng)調(diào)特定的信息; 商務(wù)信件的最顯著的文體特征是擁有其固定的格式。商務(wù)信件一般都由7 個(gè)部分構(gòu)成：信頭，日期，信內(nèi)地址，稱呼，正文，結(jié)尾敬語，簽名。這幾個(gè)部分組成了商務(wù)信件的基本框架。
2.詞匯
商務(wù)英語書信同其它的“變體”一樣，在詞匯方面也有其顯著的特征。
(1)準(zhǔn)技術(shù)詞匯是指在幾個(gè)不甚相同的科學(xué)領(lǐng)域內(nèi)都
通用的那些詞匯。(侯維瑞：281)在英語商務(wù)信件中，這類詞匯有不少屬于常用詞匯， 只是在商務(wù)英語中它們具有更確切的含義或定義。如在日常用語中“quote”, “draft”, “offer”等詞語分別是“引用”，“草稿”和“提議”的意思，但當(dāng)這些詞語被用于商務(wù)英語中時(shí)，它們的詞義就變?yōu)?ldquo;報(bào)價(jià)”，“匯票”和“報(bào)盤”。
這些都是專門用于商務(wù)用語中的準(zhǔn)技術(shù)詞匯。
(2)商業(yè)術(shù)語(commercial term)，縮寫(abbreviation)以及商業(yè)符號(hào)(symbols)的頻繁使用。(趙志剛，韓慶山，張宇：14)商務(wù)英語同其他各體英語一樣，都有其典型的表達(dá)方式。在商務(wù)信件中，為了溝通的簡潔和方便，人們經(jīng)常使用術(shù)語、縮寫和商業(yè)符號(hào)。而這也成為了商務(wù)信件在詞匯方面典型的特點(diǎn)之一。如：
商務(wù)術(shù)語
FCA(=free carrier)貨交承運(yùn)人價(jià)格
ASAP(=as soon as possible)盡快
SPEC(=specification)規(guī)格
商業(yè)符號(hào)
copyrighted 版權(quán)所有
US$(=US dollar)美元
Can$(=Canadian dollar)加元
(3)使用簡單，常用的詞匯
現(xiàn)代商務(wù)溝通的首要宗旨是簡潔，有效，用最簡單的文字表達(dá)最清楚的意義。因此，人們?cè)趯懽魃虅?wù)信件的過程中一般傾向于選擇簡單、常用的詞匯。復(fù)雜而少見的詞匯不利于信息的傳遞， 而且給人以官方且疏離的印象。在商務(wù)信函中，“improve”, “think”, “fair” 等詞語的使用既簡潔又清楚，而“ameliorate”, “conjecture”, “equitable”等詞則是應(yīng)該試圖避免使用的，因?yàn)樗鼈儾皇浅Ｓ迷~匯，不利于信息的理解。
(4) 盡量用單個(gè)的詞語代替詞組
3.語義
使用準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息和詞句。為了避免歧義，模糊的表達(dá)在商務(wù)信件中是很少出現(xiàn)的。因?yàn)樯虅?wù)活動(dòng)所涉及的都是雙方切身利益的盈虧，所有的信息都必須是清楚呈現(xiàn)的，不容許模糊。試比較下面兩個(gè)句子。
(1)Please send your proposal to us as soon as possible.
(2)Please send your proposal to us before October 10.
相對(duì)于b)來說，句a)所傳達(dá)的信息是模糊的，在商務(wù)信件的寫作過程中，應(yīng)盡量避免這樣表意模糊的表達(dá)方式。
4.句法
商務(wù)英語書信中， 句子的選擇最重要的原則就是簡潔易懂，以及為對(duì)方考慮(“You-attitude”)，在信件中一個(gè)重要的原則就是既要傳遞應(yīng)該傳遞的信息， 又要把讀者放在首位的考慮，要讓讀者感覺被重視，被尊重。
(1)多使用簡短的句子。在商務(wù)信函中，通常的句子長度是10~20 個(gè)單詞，多于30 個(gè)單詞的句子是很少的。而且句子結(jié)構(gòu)簡單，通常都是簡單句，并列句、復(fù)合句的使用相對(duì)較少。有時(shí)候，為了表達(dá)的簡便、清晰，通常使用省略句。如在介紹產(chǎn)品的時(shí)候，為了節(jié)省空間，通常使用不完整的句子，像名詞詞組、動(dòng)詞詞組等。如：
Nongle Tractor M34X USD2,500 per unit
Nongle Forage Harvester M56Y USD3,500 per unit
上例是對(duì)某公司收割機(jī)的報(bào)價(jià)， 不完整的句子傳遞了更多的信息，又節(jié)省了空間。
(2)多使用主動(dòng)語態(tài)。主動(dòng)語態(tài)的使用使句子在傳遞信息的時(shí)候更直接， 而被動(dòng)語態(tài)的使用會(huì)給人一種逃避責(zé)任的感覺。但是當(dāng)主事者不許被提及或是不知道的時(shí)候，仍然可以使用被動(dòng)語態(tài)。
a)The total price will be found on page 2 of this contract.
b)The total price is on page 2 of this contract.
主動(dòng)語態(tài)的使用比被動(dòng)語態(tài)更為簡單，直接。
(3)避免使用否定的表達(dá)。通常，否定表達(dá)聽起來是對(duì)讀者或是作者的批評(píng)， 然而肯定的表達(dá)則是通過積極的方式表達(dá)了對(duì)雙方的鼓勵(lì)。(常田玉：144)在交際過程中，如果錯(cuò)誤已經(jīng)出現(xiàn)，當(dāng)務(wù)之急也不是對(duì)犯錯(cuò)的人的批評(píng)，而是對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行補(bǔ)救。應(yīng)盡量使用肯定的表達(dá)，使讀者感覺更輕松。多用b)這樣的表達(dá)，少用a)這樣的表達(dá)。
a)We do not refund if the returned item is soiled and unusable or is sold for more than two weeks.
b)We will refund if the returned item is clean, resalable and within two weeks starting from the purchasing date on.
在商務(wù)信件中，陳述句是使用最多的句型，疑問句有時(shí)也會(huì)使用，但是祈使句的使用則較少。因?yàn)槠硎咕浣o人一種強(qiáng)加于人的印象，是作者迫使讀者去做某件事。祈使句聽起來很不禮貌，頻繁的使用有時(shí)會(huì)讓潛在的客戶打消合作的念頭。
5.語篇
(1) 多使用小的段落。在商務(wù)信件中，整個(gè)語篇通常被分為很多個(gè)小段落，一個(gè)段落表達(dá)一點(diǎn)信息，然后由很多個(gè)小的段落組成語篇。這樣會(huì)使整個(gè)文章脈絡(luò)清晰，簡單易懂。如果整個(gè)語篇就是一個(gè)大段，會(huì)加大讀者的理解難度。
(2) 邏輯合理，語意連貫。句子不能被當(dāng)作是獨(dú)立的，而應(yīng)把句子放在它所在的語篇中進(jìn)行考察。即，當(dāng)我們考察商務(wù)信函的文體風(fēng)格時(shí)，整個(gè)語篇的特征也是重要的因素。語篇的連貫、暢通是最重要的特征，整個(gè)篇章由一個(gè)清晰的脈絡(luò)連接起來。一封好的商務(wù)信函，必須結(jié)構(gòu)清晰，語義連貫。我們以報(bào)盤函為例，一般的報(bào)盤函都有部分組成：第一段說明收到對(duì)方的詢盤并表示感謝;第二段對(duì)所詢價(jià)的商品報(bào)盤;第三段則是提供折扣信息; 第四段就是一個(gè)簡短的結(jié)尾。根據(jù)這樣的結(jié)構(gòu)，我們就能寫出一封結(jié)構(gòu)嚴(yán)密的報(bào)盤函。
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