電子郵件溝通的職場禮儀是什么-職場禮儀

時(shí)間：2021-12-29 14:30:59 職場禮儀我要投稿

電子郵件溝通的職場禮儀是什么-職場禮儀

　　（一）慎重選擇發(fā)信對象

電子郵件溝通的職場禮儀是什么-職場禮儀

　　確認(rèn)傳送訊息的對象，并將Cc：人數(shù)降至最低（Cc全名為CarbonCopy，中文譯為「副本轉(zhuǎn)送」）

　　1、傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，傳送與復(fù)本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。

　　掌握“廣播”清單

　　2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復(fù)。然而問題在于：一個(gè)人的問題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人？因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。

　　（二）注意撰寫信件內(nèi)容

　　1、切記收信對象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器

　　因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì)不自覺地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實(shí)際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。

　　2、電子信件「標(biāo)題」要明確且具描述性

　　電子郵件一定要注明標(biāo)題（Subject），因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

　　3、信件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要

　　在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。

　　4、考慮他人計(jì)算機(jī)的容量

　　上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)（如系統(tǒng)無法自動(dòng)斷行）。為確保對方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個(gè)字母，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。

　　5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存

　　盡管信件有一定的郵寄對象，但經(jīng)過無遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。

　　6、理清建議或意見

　　若要表達(dá)對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的'意見；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過簡短或標(biāo)明不夠清楚，收信對象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。

　　7、避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號

　　我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號，特別是驚嘆號的使用！若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號。

　　8、小心幽默的使用

　　在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符號”（smilies，如：）代表笑臉、高興）。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。

　　9、切勿講一些不會(huì)在公眾場所對他人講的話

　　在發(fā)信之前問問自己，你會(huì)在公眾場所中公開面對面地對他人講這些話嗎？如果答案是否定的，請?jiān)僦刈x重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬不可以因?yàn)闆]看到對方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評或污蔑他人。

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