Excel 制作自動(dòng)記錄的考勤表(3)

【簡(jiǎn) 介】
　　單位傳統(tǒng)的考勤登記方式有工作量大、出錯(cuò)幾率高、統(tǒng)計(jì)分析麻煩等特點(diǎn)，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，為何不用電腦來幫我們進(jìn)行考勤呢？用Excel 2002制作簡(jiǎn)單、快捷、準(zhǔn)確的考勤表，你就能切身體會(huì)到信息時(shí)代的方便與快捷。

　　四、記錄出勤

　　選中待插入上下班時(shí)間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時(shí)會(huì)返回很長(zhǎng)一串?dāng)?shù)字，其實(shí)我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時(shí)間即可。單擊“格式→單元格”菜單項(xiàng)，在彈出來的“單元格格式”對(duì)話框中點(diǎn)選“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在分類框中點(diǎn)選“時(shí)間”，在“類型”框中點(diǎn)選“13:30”，最后單擊“確定”即可。

　　要把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時(shí)間數(shù)值，否則當(dāng)公式被重新計(jì)算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，單擊右鍵選擇“復(fù)制”，點(diǎn)選“編輯→選擇性粘貼”菜單項(xiàng)，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中選中“數(shù)值”項(xiàng)，然后單擊“確定”。　　

　　五、統(tǒng)計(jì)結(jié)果

　　1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對(duì)應(yīng)于姓名行(如圖5)。

　

圖5 創(chuàng)建相關(guān)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目

　　2.單擊單元格Y2，然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8：30")”（這里假設(shè)上班時(shí)間為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會(huì)出現(xiàn)選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17：00")”(假設(shè)下班時(shí)間為17:00)，并按回車鍵，Z2單元格中便會(huì)出現(xiàn)選中員工所有早于17:00下班的工作日天數(shù)。　　

　　3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回車鍵確認(rèn)，AB2單元格中便出現(xiàn)了選中員工本月的事假次數(shù)。　　

　　4.其他人的統(tǒng)計(jì)方法可以利用Excel的公式和相對(duì)引用功能來完成。　　

　　5.單擊“工具→選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，在彈出的對(duì)話框中點(diǎn)選“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡，并單擊“重算活動(dòng)工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計(jì)出來了。