工程檔案的管理制度

工程檔案的管理制度

　　為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點，制定本制度。

　　一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　　（一）工程檔案的歸檔范圍

　　對于工程建設有關(guān)的重要活動，記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

　　（二）歸檔文件的要求

　　1、歸檔的工程文件應為原件。

　　2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

　　4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。

　　二、工程檔案的管理機構(gòu)

　　各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計

　　（一）工程檔案的收集

　　文件形成后，文件形成責任人（經(jīng)手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。

　　（二）工程檔案的整理

　　按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

　　（三）工程檔案的立卷

　　1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

　　2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

　　3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　5、竣工圖按專業(yè)組卷。

　　6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

　　（四）工程檔案的編目

　　1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　2、卷內(nèi)目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，

　　有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

　　未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。

　　（五）工程檔案的裝訂

　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

　　（六）工程檔案的歸檔

　　1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

　　（七）工程竣工檔案移交

　　工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。

　　（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）

　　工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

　　案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1

　　專業(yè)號 如：基建類 1 為 1.1.1

　　工程代號 如XX花園首期為 1.1

　　樓盤代號 如XX花園代號為 1

　　（九）工程檔案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。

　　（十）工程檔案的統(tǒng)計

　　工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。

　　四、工程檔案保管期限

　　保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。

　　2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

　　五、工程檔案密級

　　密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

　　工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

　　六、工程檔案的借閱及銷毀

　　按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。

　　本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

　　七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

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