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貴港市二輕聯(lián)社檔案立卷歸檔制度
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，為使市二輕聯(lián)社在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的各類(lèi)文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整地歸檔，保證案卷質(zhì)量，有效地發(fā)揮檔案的作用，制定本。
一、 歸檔范圍
凡是在各項(xiàng)工作中形成的反映本聯(lián)社各個(gè)時(shí)期工作全貌和各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展情況的，具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，以及照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等，均屬于歸檔范圍。
文書(shū)類(lèi)
1、 上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件材料;
2、 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的并要執(zhí)行的決議、決定、指示、命令、條約、規(guī)定、國(guó)民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃(長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃、年度計(jì)劃和控制數(shù)字)等文件材料，以及普及的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3、 領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、紀(jì)要、通知、簽到、記錄、討論通過(guò)的文件和匯報(bào)材料;
4、 黨組會(huì)議的紀(jì)要、記錄、匯報(bào)材料;
5、 請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本級(jí)的批復(fù);
6、 反映主要職能活動(dòng)的工作計(jì)劃、總結(jié);
7、 匯總的統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)材料;
8、 與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)，協(xié)商工作的往來(lái)文件材料;
9、 財(cái)產(chǎn)、物資、檔案的交接憑證;
10、干部任免、職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分決定等文件材料;
11、人員編制表，黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表，干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨團(tuán)組織介紹信及存根。
會(huì)計(jì)類(lèi)
1、 各種憑證：會(huì)計(jì)工作中的原始憑證和記賬憑證、工資表等;
2、 各種賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳等;
3、 各種報(bào)表：決算表、月報(bào)表、季報(bào)表;
4、 會(huì)計(jì)工作中形成的有關(guān)資料、收據(jù)、移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等。
設(shè)備方面
1、各種設(shè)備、儀器的圖樣、說(shuō)明書(shū)、裝箱單、安裝圖、線路圖等有關(guān)材料;設(shè)備、儀器安裝調(diào)式和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性和憑證性的文件材料;
2、設(shè)備、儀器的檢查、維修記錄;改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料;
3、重大設(shè)備事故的調(diào)查報(bào)告、事故分析、通報(bào)總結(jié)等。
聲像類(lèi)
聲像材料包括具有保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。
1、 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查工作的聲像材料，市政府領(lǐng)導(dǎo)重要講話(huà)的聲像材料;
2、 各種大型會(huì)議的聲像材料;
3、 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等有紀(jì)念意義、憑證性的實(shí)物和展覽照片;
4、 其他具有特殊意義和保存價(jià)值的聲像材料。
二、 歸檔時(shí)間
1、 文書(shū)檔案按年度歸檔。
2、 會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部門(mén)按歸檔要求將應(yīng)歸檔材料整理立卷。
3、 設(shè)備檔案在產(chǎn)生后隨即向檔案室歸檔。
4、 聲像檔案在產(chǎn)生后隨即向檔案室歸檔。
三、 歸檔要求
1、歸檔的文件材料必須是辦理完畢或告一段落的，能準(zhǔn)確地反映各方面工作、活動(dòng)、重大事件的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，并具有保存價(jià)值。
2、歸檔的文件材料必須由有關(guān)人員收集齊全，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，并按不同保管期限分別組卷，做到卷內(nèi)文件不僅層次分明而且保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系。
3、本機(jī)關(guān)人員外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議等帶回的文件材料，要及時(shí)交給各部門(mén)兼職文檔人員，以便按時(shí)歸檔。
4、歸檔的文件材料如系書(shū)寫(xiě)材質(zhì)的必須符合規(guī)定體式，并且做到字跡、線條清晰，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、復(fù)寫(xiě)紙等不耐損材料書(shū)寫(xiě)或繪圖。要用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，以利于長(zhǎng)期保存。
5、不同年度的文件應(yīng)分別立卷，一般不得放在一起立卷，有針對(duì)時(shí)間的文件材料必須在文件針對(duì)的年度立卷;多年的規(guī)劃應(yīng)放在第一年立卷;多年的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;回顧、紀(jì)念性的材料放在形成年度立卷。
6、每個(gè)案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。文件材料的題名不得隨意更改或簡(jiǎn)化，沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名，沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的要考證清楚填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。會(huì)議記錄應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議時(shí)間、主持人、參加會(huì)議人員和主要內(nèi)容。
7、卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。
8、聲像檔案由攝錄人員負(fù)責(zé)整理。對(duì)每張照片、底片、每盒錄音帶、錄像帶均應(yīng)寫(xiě)出簡(jiǎn)明的文字說(shuō)明材料(包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝錄者等六要素)。
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