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企業(yè)合同管理中的風險及防控措施
合同是隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展而產(chǎn)生的,并作為連接現(xiàn)代企業(yè)與其他市場經(jīng)濟主體的紐帶,貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程,影響著現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟之間的往來。下文對企業(yè)合同管理中的風險及防控措施進行了研究。
摘要：合同是現(xiàn)代企業(yè)市場經(jīng)營的主要體現(xiàn)形式,是現(xiàn)代經(jīng)濟社會中經(jīng)濟活動的重要依據(jù),對于企業(yè)的經(jīng)濟活動有著舉足輕重的作用。因此,企業(yè)的合同管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。然而,由于我國經(jīng)濟社會發(fā)展的時間還不夠長,經(jīng)濟社會中合同制度的發(fā)展還不夠完善,這就造成企業(yè)的經(jīng)濟活動中合同的管理工作存在諸多的風險。
關鍵詞 ：企業(yè);合同管理;風險
合同從訂立到履行的每個階段,都處于風險與利益并存的狀態(tài),合同履行的過程貫穿企業(yè)經(jīng)營管理的過程,管理不好合同就保障不好企業(yè)經(jīng)營目標的落實和經(jīng)濟利益的實現(xiàn),企業(yè)為了實現(xiàn)合同利益,就必須對合同進行從訂立到履行終結全方位、全過程的有效管控。
1、合同管理的內(nèi)容
合同管理應該是全過程的、全方位的,合同管理應包括以下五個方面的具體內(nèi)容。
一是合同管理人員的培訓教育。合同管理人員業(yè)務素質的高低影響著合同管理的質量,必須加強對合同管理人員的合同法律知識和簽約技巧等方面的培訓。
二是履行監(jiān)督和結算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行,防止違約行為的發(fā)生。合同結算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,生產(chǎn)經(jīng)營部門應同財務部門密切配合,做好合同的結算管理。
三是規(guī)章制度的建立。科學規(guī)范的合同管理必須有章可循,要建立管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范的合同管理制度。
四是合同的談判與簽訂。在合同談判前首先要對合同項目進行論證,調(diào)查了解對方當事人的資信;仔細斟酌合同中關于標的數(shù)量與質量、價款支付、違約等主要條款;在合同簽訂過程中最好是經(jīng)營人員和法律顧問人員同時參與,確保避免合同漏洞。
五是違約糾紛的處理。違約行為是一種違法行為,要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。如有違約發(fā)生應及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式,積極維護企業(yè)的合法權益。
2、合同管理中存在的風險
企業(yè)合同管理中存在的風險主要由以下幾方面。
一是不簽訂正式的書面合同。在我國的經(jīng)濟生活中,書面合同是非常重要的,它是當事人之間約定的重要憑據(jù)。但是,有許多的企業(yè)對于合同的簽訂并沒有給予足夠的重視,有的企業(yè)僅僅憑借對方的電話或是發(fā)貨清單就進行交易,這給合同的履行帶來了很大的隱患。
二是合同文本存在大量缺陷。一些企業(yè)由于合同管理整體水平不高,對合同內(nèi)容的重視不夠,自身沒有統(tǒng)一的合同范本,因此在合同文本的選擇上多比較被動,在合同簽訂過程中,習慣使用對方提供的合同文本,在合同關鍵條款上處于弱勢一方,一旦出現(xiàn)合同糾紛,很容易陷入被動的局面。有些企業(yè)雖有合同文本,但其內(nèi)容沒有經(jīng)過專業(yè)人員審核,關鍵條款缺失,或表述不清,缺乏可操作性,有的內(nèi)容甚至存在重大誤解,容易導致將來發(fā)生履行困難,責任難以界定的尷尬局面。有的大型項目合同,缺少招投標過程,導致合同存在重大缺陷。
三是對于合同履行情況的監(jiān)控不夠。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的形勢下,合同已成為企業(yè)管理的必要手段。但是許多企業(yè)卻并沒有合同的監(jiān)管意識,未建立相關的合同管理機構和制度,無法很好地規(guī)范企業(yè)的簽約行為,也不能在企業(yè)履行合同的過程中起到很好的監(jiān)督作用。
四是缺少可行性分析。訂立合同前沒有對另一方的背景資料進行盡職調(diào)查或可行性分析。有的企業(yè)在簽訂合同前,不注意了解合作他方的資格、技術條件是否具備,是否有履約能力等等,由于相關信息收集不夠,最終導致合同目的不能實現(xiàn)。
五是沒有統(tǒng)一的合同管理制度。企業(yè)合同管理制度是合同管理的關鍵。構建合同管理體系,建立適合企業(yè)的合同管理制度是科學化合同管理的關鍵。有些企業(yè)合同管理制度不完備,缺乏合同風險控制能力,不具備應對合同糾紛和維權處理的能力;有些企業(yè)雖然有合同管理制度,但僅限于制度層面,不能靈活應用于實際的合同管理工作中。
3、合同管理中的風險防范和控制措施
3?1建立完善的合同管理機制,明確合同管理的任務
要想做好合同的管理工作,有效地防范風險,在合同的管理過程中,就必須要明確劃分各部門的責任,督促各相關的業(yè)務部門落實自身工作,通力合作,共同防范合同風險的發(fā)生。一方面,企業(yè)要建立完善的組織機構,并配備具有專業(yè)知識的工作人員,使之承擔起合同管理的任務,同時還要明確部門的具體職責。另一方面,將企業(yè)的合同管理工作根據(jù)需要劃分到企業(yè)的各個業(yè)務部門。在合同的簽訂、履行的過程中,要組織各部門要各司其職,積極參與,建立企業(yè)各部門參與的合同風險防范機制。
3?2制定合同格式文本,掌握文本選擇的主動權
企業(yè)自己制定格式文本,既能節(jié)省時間,又能減少交易風險,避免日后可能會出現(xiàn)的爭議,即使出現(xiàn)爭議,也可以掌握主動權。此外,爭取合同的起草權,也能夠在合同中充分考慮己方利益,認真甄選對己方有利的措詞,更好地保護企業(yè)利益。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的常用合同,企業(yè)應制定標準的合同格式文本。對于其他合同,一般應由合同業(yè)務部門起草,企業(yè)法律部門再配合修改;重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭,會同合同業(yè)務部門及其他相關職能部門共同起草。
3?3完善合同管理制度體系,使企業(yè)的合同管理做到有規(guī)可依
企業(yè)所處的行業(yè)不同,造成業(yè)務的內(nèi)容也各不相同,使得合同管理的方法也存在著很大的不同。首先是企業(yè)相關制度的建立。各個企業(yè)要根據(jù)自身實際,依照國家的《合同法》以及上級頒布制定的相關的合同管理制度,制定合適的企業(yè)合同管理機制,明確相關的人員配置、相關部門和人員的職責等。其次,企業(yè)要加強對于合同用章的管理。合同用章作為簽訂合同時的重要憑證,要加強保管,做到專人保管、專章專用,以有效避免合同用章的濫用所造成的合同風險。最后,要有企業(yè)對外簽訂合同的授權、審批制度。對于企業(yè)對外簽訂合同的授權、審批工作,要進行嚴格的規(guī)范授權審批行為,防范可能發(fā)生的合同風險。
3?4重視重大合同的可行性研究
對于重大合同,在對合同文本審查的同時,也要對合同背景進行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭,組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術人員、法律人員、財務人員組成的專業(yè)團隊,對合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進行實地的調(diào)查,做出風險的總體評估。這種審查不是形式上的審查,而是要確認對方是一個合法的法律主體,具備相關從業(yè)資格、完整的履約能力、技術條件是否過關等等。如果是特別重大合同,可以考慮聘請專業(yè)的機構進行盡職調(diào)查,由其出具盡職調(diào)查報告。對于工程項目和重大采購合同,在必要的條件和要求下,要運用“招投標”過程,明確項目的核心內(nèi)容和要求,來避免合同中出現(xiàn)重大缺陷,否則一旦合同簽訂,后期的合同管理無法糾正合同文本的關鍵性缺陷和問題。
3?5嚴把合同審核關,重視合同訂立和履行的監(jiān)督和管理
合同簽訂前,首先要爭取合同文本的起草權,合同文本起草完成后,須由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法律顧問或專業(yè)律師,法律顧問或律師對合同草案進行審查后,提出修改意見并反饋給合同管理人員。合同管理人員應嚴格按照法律意見進行相應的修改。尤其要注意的是,對于格式文本合同,不能接受合同內(nèi)容中有明顯傾向對方的條款。對依法簽訂生效的合同,合同執(zhí)行部門要嚴格根據(jù)合同條款履行合同,不得單方面擅自變更或修改,凡經(jīng)雙方同意的改動內(nèi)容,必須簽訂書面補充協(xié)議,作為合同附件進行管理。合同管理部門應做好合同履行的檢查工作,監(jiān)督合同履行情況,對不能夠按時完成的合同,及時反饋給責任領導,并要求立即采取補救措施,防止合同違約。
4、結論
總之,合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項重要工作,它不但是來個過程,而且是一個首尾相連、循環(huán)往復、不斷提高的過程,直接關系到企業(yè)發(fā)展的前途。對于合同的管理絕不能等閑視之,大意麻痹。企業(yè)要樹立正確的風險防范意識,建立完善的合同管理部門和管理體制,企業(yè)的各部門要共同參與,齊心協(xié)力,做好合同管理的把關工作,提高企業(yè)風險防范能力,切實保證企業(yè)的合法權益,使得企業(yè)在不斷發(fā)展的社會主義市場經(jīng)濟中謀得一席之地。
參考文獻：
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