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會計軟件的日常運(yùn)行與維護(hù)論文
（一）人機(jī)并行
計算機(jī)與手工并行是指會計軟件使用的最初階段人工與計算機(jī)同時進(jìn)行會計處理的過程，這是試運(yùn)行階段。此階段的主要任務(wù)是：檢查建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足本單位要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度。
在試運(yùn)行階段，會計人員要進(jìn)行雙重勞動，但這是十分必要的。在此期間，通過進(jìn)行手工與計算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗，能夠考查會計軟件數(shù)據(jù)處理的正確性，能夠考查相關(guān)人員的操作熟練程度和業(yè)務(wù)處理能力，并通過實踐，進(jìn)行電算內(nèi)部管理制度的建立。應(yīng)該說，這是手工會計系統(tǒng)移至?xí)嬰娝慊到y(tǒng)的試驗階段，也是手工系統(tǒng)與計算機(jī)系統(tǒng)相互適應(yīng)的階段。它的順利進(jìn)行，是以后一定階段會計電算化系統(tǒng)持續(xù)正常運(yùn)行的前提。
試運(yùn)行的時間，應(yīng)放在年初、年末、季初、季末等特殊會計時期，這樣才能取得全面的人機(jī)比較數(shù)據(jù)，預(yù)先估計可能出現(xiàn)的問題。一但出現(xiàn)問題，要及時采取措施，進(jìn)行防錯糾錯。
在試運(yùn)行階段，前期以人工為主計算機(jī)為輔，后期則以計算機(jī)處理為主。各會計單位只有假設(shè)計算機(jī)在處理實際帳務(wù)，才會充分考慮可能發(fā)生的問題，提高操作熟練程度。
計算機(jī)與手工并行工作期間，可以采用計算機(jī)打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑證，原始憑證應(yīng)附于相關(guān)記帳憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工帳簿。如果計算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。
并行一個階段后，要開始建立各項管理制度，并根據(jù)實際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷改進(jìn)完善。尤其對上崗操作軟件人員的權(quán)限分配，應(yīng)在申請?zhí)娲止び泿で岸寄馨匆?guī)定設(shè)置完畢，進(jìn)入正常工作狀態(tài)。對替代手工記帳后會計人員的崗位職責(zé)也應(yīng)有明確的要求和崗位考核。
（二）日常運(yùn)行
1.輸入憑證是電算化軟件的原始數(shù)據(jù)，是各種憑證單據(jù)，在帳務(wù)處理軟件中是記帳憑證，在材料核算軟件中是各種出庫、入庫單據(jù)，在銷售核算軟件中是發(fā)票、產(chǎn)品出庫單，等等。只有將這些憑證單據(jù)輸入到計算機(jī)后，才能由計算機(jī)進(jìn)行處理。因此，憑證輸入成了電算化后新增的工作，而且是需要花大量時間才能完成的工作。
憑證輸入前，應(yīng)先經(jīng)過檢查和預(yù)處理，不合法、不正確、不合理、不真實、內(nèi)容不完整的憑證不能輸入。可以根據(jù)計算機(jī)的需要在用于輸入的憑證上加寫有關(guān)代碼、編號等內(nèi)容，進(jìn)行預(yù)處理，以方便憑證輸入。
憑證輸人計算機(jī)后要進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核輸入內(nèi)容與原件是否一致，防止有意無意的錯誤。復(fù)核人員和輸入人員不允許同為一個人。直接使用原始憑證在計算機(jī)上編制記帳憑證，用計算機(jī)打印的記帳憑證代替手工記帳憑證的單位，應(yīng)保證打印出的記帳憑證內(nèi)容齊全、簽章齊備。憑證可以集中由一人輸入，也可以各個崗位編制的憑證由本崗位輸入。
2.憑證復(fù)核是輸入的憑證必須由另一人復(fù)核后才能用于記帳，計算機(jī)復(fù)核的內(nèi)容包括合法性、合理性、正確性、完整性和真實性。計算機(jī)內(nèi)憑證的復(fù)核可以采用屏幕查看復(fù)核、打印輸出復(fù)核、重復(fù)輸入復(fù)核三種方法。對于已復(fù)核后又發(fā)現(xiàn)有錯的憑證可允許修改，但修改后必須再次復(fù)核。復(fù)核人員的姓名必須在機(jī)內(nèi)隨憑證永久記錄，以明確責(zé)任。
3.記帳、計算成本等各種計算機(jī)處理是自動由計算機(jī)完成的，只要將原始數(shù)據(jù)正確輸入計算機(jī)，計算機(jī)就能按事先設(shè)計的程序完成各種帳簿的登記和各種計算工作，節(jié)省大量人力。
4.輸出帳簿是采用計算機(jī)核算后，所有帳簿平時均保留在計算機(jī)內(nèi)，日記帳必須每日打印，明細(xì)帳和總帳可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁時，可滿頁后再打印，但不能不打印。打印時，有關(guān)表格線可省打。打印后的帳簿應(yīng)連續(xù)編號，應(yīng)由專人檢查后再作為正式帳頁進(jìn)行裝訂，以符合《規(guī)范》要求。
5.編制會計報表是根據(jù)帳簿編制的，也是由計算機(jī)自動完成的，通常每月月末進(jìn)行。我國的通用會計軟件通常都提供通用報表生成器或?qū)ｉT的報表功能模塊，幫助用戶編制各種對內(nèi)、對外會計報表。編制會計報表工作是日常核算中較為復(fù)雜的工作，應(yīng)由會計和計算機(jī)水平較高的會計人員完成。應(yīng)保證報表中的會計數(shù)據(jù)與帳簿一致。應(yīng)對報表數(shù)據(jù)進(jìn)行審核并簽章后再報送有關(guān)單位。
（三）日常維護(hù)
與手工核算不同，由于電算化核算采用了許多先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，對其日常維護(hù)就成了會計核算中一項重要工作。日常維護(hù)包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。維護(hù)一般由電算維護(hù)員負(fù)責(zé)，軟件操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)，電算主管可進(jìn)行維護(hù)監(jiān)督工作。
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