公關文案寫作：公函和介紹信
公關文案寫作：公函和介紹信
公函是公務文書的主要文體之一，主要用于社會組織在各種公務活動中與其他社會組織的溝通和聯絡，處理的是內容比較嚴肅、正式的事務，一般用社會組織的專用信箋打印，撰寫時也要求具有較為規整的公文格式，從而顯得鄭重和正規。 公共關系從業人員在實際工作中，有多種場合需要撰寫公函。所撰寫的公函是否規整，往往能體現一個公關組織(公關公司或公關部)專業化水準的高低，并給接受這一公函者留下不同的印象。所以，無論文字和形式，均應精心推敲和設定，不可草率行事。
公函的撰寫，首先應注意掌握以下基本要點：
(1)要有標題。這一標題，一般情況下用“公函”兩字即可。在特定情況下，需寫明是關于某一事項的“致函”或“復函”。
(2)頂格書寫致函單位的全稱。如公函發送對象為該單位某一負責人士，一般應先寫上單位全稱，再換行頂格書寫該負責人姓名和職務。
(3)正文必須寫明所聯系(或交涉)事務的內容(包括有關背景情況)。通常是一函一事，內容盡可能單一，切忌煩瑣。
(4)行文應該規范，文字力求簡潔，語氣則應不卑不亢，并根據內容和對象選擇恰當的措辭。
(5)公函的結尾，一般應寫上“此致敬禮”或“即頌近祺”之類的禮貌用語，并署明發函的社會組織(或代表這一組織的個人)的全稱和發函時間，加蓋公章(或親筆署名)。
當然，要能撰寫出較為規范的公函，僅把握一般寫作要點還不夠，還須根據不同的致函對象和函件的具體內容而靈活應用。
范文一
公函
上海市人民政府對外經濟貿易委員會：
茲有XXXX公司全球董事會主席XXX偕夫人及隨行人員一行四人，定于1999年X月X日從北京抵達上海進行私人訪問，并擬于X月X日離滬赴香港。XXXX公司是世界500強企業中名列前XX位的跨國企業集團，XXX主席現為上海市市長顧
問會議成員。此次訪滬期間，他將會見市府主要領導人，商議XXXX公司進一步擴大在滬投資和發展事宜。為使XXX主席一行抵滬和離滬時感到舒適、方便，受XXXX(中國)有限公司方面委托，特申請辦理XXX主席一行的機場貴賓接待事宜。敬請審核，并予以批準。
此致
敬禮
上海X X 公共關系有限公司(蓋章)
19XX年X月 X日
附：(1)XXX主席簡歷及隨行人員名單
(2)XXX主席一行抵滬、離滬航班及時間
(3)XXXX(中國)有限公司委托書
范文二
公函
上海市XXXX事務管理處：
茲有我公司客戶經理XXX女士，受新加坡有關方面邀請，擬于2000年X 月X日至X 月X日赴新加坡XX公司訪問并進行商務考察。經研究，我公司同意派遣XXX女士赴新加坡訪問和考察。現將有關材料呈報貴處，敬請審核，并幫助辦理相關手續。
此致
敬禮
上海XX公共關系有限公司(蓋章)
20XX年X月X日
附件：(略)
范文三
公 函
中國X X 有限公司總經理辦公室
XXX主任：
您好!
遵囑將修改后的全國XX產品展銷會公關宣傳工作計劃書及報價呈上，請審閱。
此次呈報的計劃書，新聞宣傳方面，展前宣傳已調整為 X家媒介，展會開幕報道調整為XX家媒介(含2家電視臺)，研討會報道則只邀請了X家媒介，前后一共是XX家媒介，共可刊發各種報道XX篇(次)。如此設想(包括所提名的媒介)，是否合適，敬請斟酌。
費用問題，考慮到與貴公司長期合作的'友好關系，本公司亦已作了調整。具體參見所附的費用預算。如有疑問，可電話聯系，繼續協商。
現已是X 月底，所呈計劃，尚請早日定下，以便我方早作準備。
即頌
近祺!
上海XX公共關系有限公司
副總經理XXX(簽名)
20XX年X 月X日
附件：(略)
范文四
關于X X活動有關問題的復函
X X X X股份有限公司
X X X 總經理：
您好!
貴公司X 月X日送來的函件收到。對貴公司提出的問題，本公司有關領導進行了認真研究，現答復如下：
由貴公司委托本公司策劃和實施的X X活動，已于日前結束。本公司認為，這一活動總體上是成功的，輿論反響也是好的。至于活動中出現的個別操作失誤，對整個活動并無大的影響。何況，造成這一失誤的原因，與貴公司某些現場執行人員自行其事、不按實施計劃執行有一定關系，似不應由本公司承擔全部職責。所以，貴公司據此提出要扣除合同中議定的公關服務費用，似于理不合。敬請貴公司領導重新審議此事。本公司不希望因為這一細節問題而訴諸法律，并因此影響雙方的友好合作關系。
專此復函，順頌商祺!
上海X X 公共關系有限公司(蓋章)
20XX年X 月X日
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