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商務(wù)秘書常識輔導(dǎo)：辦公室事務(wù)管理
辦公室事務(wù)管理包括辦公室環(huán)境管理、接待、日常事務(wù)管理、信息管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、輔助人力資源管理、危機管理與突發(fā)事件應(yīng)急處置。那么商務(wù)秘書主要涉及到的辦公室工作有哪些呢?
1. 對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。 2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險。
3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進、直到解決。
4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。 2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。
3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。 4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2. 做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。
2)在沒有確認(rèn)對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。
3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。 4)按會議要求傳達會議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。
3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機旁。
4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計算機顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。
2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人;有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。
3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3. 安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內(nèi)容
1)列出值班時間期限和具體值班時間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。
4. 零用現(xiàn)金的管理
辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。
(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。
(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。
(3)秘書要認(rèn)真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。
(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。
(5)當(dāng)支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。
5. 商務(wù)費用報銷
(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。
(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。
(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。
(4)如計劃的費用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報銷。
6. 公文形成的過程
交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。
7. 公文處理的基本程序
簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。
8. 文書立卷、歸檔及銷毀
(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。
(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。
(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。
(4)公文銷毀
1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。
2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定;確認(rèn)應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊;將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批;在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。
3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。
9. 印章及介紹信的管理
(1)印章的管理
1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。
2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。
(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。
10. 辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管
(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序
1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。
2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。
3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。
(2)庫存保管的措施
1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。
2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。
3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。
4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。
11. 辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄
(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項目;單位;庫存參考號;日期;最大庫存量;再定貨量;最小庫存量;接收(進貨卡);發(fā)放(出貨卡);余額(庫存卡)。
(2)庫存記錄的目的
1)資金不被不必要的庫存占用。 2)空間不被用來儲存不必要的貨物。
3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。 4)保持充足的庫存。
5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。 6)可利用準(zhǔn)確的庫存進行估價。
12. 編制時間表的方法
(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。
(2)編制時間表的方法
1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。
2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務(wù)，如活動之間有矛盾應(yīng)及時調(diào)整。
3)繪制表格，標(biāo)明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。
13. 管理工作日志
(1)工作日志的使用方法
1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。
2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。
(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容
1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況、接待的來訪者;上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況;上司的個人安排;上司的私人信息。
2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜;上司交辦的工作;自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動。
(3)秘書在管理工作日志時應(yīng)注意的問題
1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。
2)進行項目的時間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。
3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。
4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。
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